Ley Verifactu: Guía completa sobre la normativa y los requisitos del nuevo reglamento de facturación

El paso de la Ley Antifraude del plano teórico al práctico ha generado multitud de dudas entre los trabajadores por cuenta propia y los pequeños empresarios. Términos como «código QR», «registros inalterables» o «envío de facturas a Hacienda» están a la orden del día, pero ¿qué hay de cierto en todo esto y cómo afecta al día a día de un negocio?

Para ayudarte a navegar este cambio con total claridad, en este artículo desglosamos punto por punto todo lo que debes saber sobre la normativa, los plazos oficiales y los requisitos técnicos que exigirá la Agencia Tributaria.

¿Qué es la ley Verifactu y en qué consiste el Real Decreto 1007/2023?

Para entender qué es la conocida informalmente como «ley Verifactu», primero debemos mirar a su origen legal: la Ley 11/2021 de medidas para prevenir y combatir el fraude fiscal (popularmente llamada Ley Antifraude). Con esta legislación, el Gobierno sentó las bases para erradicar el uso del llamado software de doble uso o software de ocultación de ventas, programas informáticos que permitían manipular o borrar la contabilidad de una empresa.

Sin embargo, el marco técnico de aplicación no quedó definido hasta la aprobación del Real Decreto 1007/2023, que aprueba formalmente el reglamento de sistemas de facturación.

En la práctica, este reglamento estipula que cualquier programa informático utilizado para emitir facturas debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Para facilitar este cumplimiento, la Agencia Tributaria ideó el sistema Verifactu (o sistema de remisión voluntaria de datos), una modalidad mediante la cual el propio software envía automáticamente los registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT.

¿A quién afecta la normativa y cuándo entra en vigor Verifactu?

Una de las preguntas más repetidas por los contribuyentes es si esta regulación aplica a todos los perfiles profesionales. La respuesta corta es sí: la norma está diseñada para abarcar la práctica totalidad del tejido empresarial español.

Requisitos de la ley Verifactu para autónomos y pequeñas empresas

La normativa Verifactu para autónomos, pymes, freelancers, nómadas digitales y profesionales de disciplinas liberales aplica a todos aquellos obligados tributarios que emitan facturas y utilicen sistemas informáticos para su gestión.

Afecta tanto a sociedades como a trabajadores por cuenta propia en estimación directa o objetiva. Las únicas excepciones notables son aquellas entidades que ya están acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII) o las actividades exentas de emisión de factura según el propio reglamento de facturación.

Calendario oficial y fecha de aplicación obligatoria de Verifactu

Respecto a cuándo entra en vigor Verifactu de forma obligatoria, el calendario ha ido ajustando sus fases técnicas de implementación:

• Desarrolladores de software: Tienen un plazo fijado para adaptar sus soluciones informáticas desde la publicación de las especificaciones técnicas finales de la AEAT.

• Empresas y autónomos: La fecha fijada para que todos los contribuyentes utilicen un software certificado para Verifactu se extiende a lo largo de 2025 y 2026 (según el tipo de contribuyente y la aprobación de la orden ministerial definitiva).

Cualquier sistema adquirido o utilizado tras la entrada en vigor de la obligación deberá estar plenamente adaptado a la norma.

Requisitos clave que debe cumplir un programa de facturación certificado

El objetivo principal de la norma es garantizar que, una vez emitida una factura, sus datos no puedan ser alterados, borrados ni sustituidos sin dejar un rastro auditable.

Inalterabilidad y trazabilidad de los registros: la huella digital y el código QR

Para garantizar la inalterabilidad de las facturas, los programas adaptados incorporan mecanismos de seguridad informática avanzados:

1. Huella o hash de la factura: Cada registro de facturación genera una firma digital única basada en sus propios datos y vinculada de forma encadenada al registro anterior. Si se modifica un solo dato de una factura pasada, la cadena de hashes se rompe de inmediato.

2. Código QR en las facturas: Las facturas impresas o en formato PDF deberán incluir obligatoriamente un código QR estructurado. Escaneando este código, el cliente (o un inspector) podrá comprobar si los datos de la factura han sido remitidos correctamente a la Agencia Tributaria.

Envío de facturas a la AEAT en tiempo real y la declaración responsable

La ley contempla dos modos de funcionamiento para los programas informáticos:

• Sistema Verifactu (Verificable): Permite la remisión de facturas en tiempo real a la Agencia Tributaria. Al enviar los datos instantáneamente a la AEAT, la factura adquiere presunción de validez inmediata y se simplifican considerablemente las obligaciones de conservación de registros.

• Sistema No Verifactu: El programa guarda los registros en local o en la nube de forma inalterable y firmada electrónicamente, pero no los envía a Hacienda salvo que esta los requiera explícitamente en una inspección.

En ambos casos, la empresa informática comercializadora debe adjuntar una declaración responsable del software de facturación, un documento que garantiza por escrito que dicho programa cumple con todos los requisitos del Real Decreto 1007/2023.

¿En qué se diferencia la ley Verifactu de la ley Crea y Crece?

Es muy habitual confundir estas dos reformas normativas, ya que ambas afectan a la gestión diaria de los negocios en España. Sin embargo, persiguen fines totalmente distintos y regulan aspectos diferentes de la facturación.

Por un lado, la Ley Verifactu (impulsada mediante el Real Decreto 1007/2023) tiene como objetivo principal la lucha contra el fraude fiscal y la erradicación de las ventas no declaradas. Se centra en la relación entre el contribuyente (sea empresa o autónomo) y la Agencia Tributaria, exigiendo el uso de programas informáticos que garanticen registros inalterables y ofrezcan la opción de enviar los datos en tiempo real a la AEAT.

Por otro lado, la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) busca combatir la morosidad comercial y acelerar la digitalización en las relaciones entre empresas y profesionales (B2B). Su requisito central es la obligatoriedad de expedir la factura electrónica en España mediante formatos estructurados (como Facturae), regulando la forma en que los negocios se facturan entre sí y reportan el estado de cobro de sus operaciones.

En definitiva, ambas normativas no se excluyen, sino que convivirán de manera complementaria en los próximos años, por lo que es esencial contar con herramientas preparadas para dar respuesta a ambas exigencias legales.

Régimen de sanciones y multas por no cumplir con la normativa de facturación

El régimen sancionador fijado por la Ley Antifraude es especialmente riguroso para disuadir la manipulación contable:

• Para usuarios (empresas y autónomos): Las multas por no cumplir con Verifactu o por disponer de sistemas informáticos que no estén debidamente adaptados o certificados pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio económico, incluso aunque no se haya hecho un uso fraudulento explícito del programa.

• Para fabricantes y comercializadores de software: La fabricación, producción o comercialización de programas de facturación no adaptados puede conllevar sanciones de hasta 150.000 euros por cada año en que se hayan vendido dichas soluciones.

Preguntas frecuentes sobre la normativa y el reglamento Verifactu

Algunas de las dudas más habituales sobre Verifactu son las siguientes:

¿Es obligatorio enviar automáticamente todas las facturas a la Agencia Tributaria?

No es estrictamente obligatorio enviar las facturas en tiempo real, pero sí es la opción recomendada. La ley permite elegir entre el sistema Verifactu (envío automático a la AEAT) y el No Verifactu (almacenamiento seguro e inalterable en el propio sistema). Optar por el envío automático otorga mayores garantías jurídicas y reduce significativamente la carga administrativa en caso de revisión tributaria.

¿Qué debo hacer si mi programa de facturación actual no se adapta a la ley Verifactu?

Si tu proveedor actual no va a actualizar su programa o utilizas hojas de cálculo (como Excel) o documentos de texto para emitir tus facturas —práctica que quedará totalmente prohibida—, deberás migrar a un software de facturación certificado antes de que venza el plazo legal.

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